Политика в отношении обработки персональных данных

Оператор осуществляет обработку персональных данных в следующих целях:

5.1. Обработка входящих заявок

Целью обработки является получение и рассмотрение заявки, установление связи с лицом, оставившим заявку, уточнение его потребностей и предоставление ответа.
Для этой цели могут использоваться имя, номер телефона и адрес электронной почты.

5.2. Ведение переговоров и подготовка предложения

Персональные данные могут обрабатываться для:

• обсуждения задачи потенциального клиента;
• проведения встреч и переговоров;
• подготовки и направления презентаций;
• подготовки и направления коммерческих предложений;
• согласования условий сотрудничества;
• подготовки счета и договора;
• иных действий, непосредственно связанных с запросом потенциального клиента.

5.3. Заключение и исполнение договоров

Персональные данные представителей клиентов и контрагентов могут обрабатываться для:

• заключения договора;
• исполнения обязательств;
• обмена юридически значимыми документами;
• выставления счетов;
• подписания договоров, актов и иных документов;
• ведения электронного документооборота;
• бухгалтерского и налогового учета;
• исполнения требований законодательства Российской Федерации;
• защиты прав и законных интересов Оператора.

5.4. Ведение истории взаимодействия с потенциальными и действующими клиентами

Оператор может хранить сведения о заявках, контактах, переговорах, договоренностях, статусах сделок и результатах взаимодействия в CRM-системе.

5.5. Внутренняя аналитика деятельности

Оператор может использовать сведения о взаимодействии с потенциальными и действующими клиентами для формирования внутренней статистики, включая количество заявок, источники обращений, конверсию и причины отказов.
По возможности для такой аналитики используются агрегированные или обезличенные данные.
Оператор не осуществляет автоматизированное профилирование физических лиц, влекущее для них юридические последствия.

5.6. Направление рекламных и информационных сообщений

При наличии отдельного предварительного согласия Оператор может использовать адрес электронной почты и/или номер телефона для направления информации о:

• услугах Оператора;
• новых продуктах и предложениях;
• кейсах;
• презентациях;
• мероприятиях;
• специальных предложениях;
• иных рекламных и информационных материалах ПРОМИИ.

Рекламные и информационные сообщения могут направляться по электронной почте и посредством телефонных звонков только при наличии необходимого согласия адресата.
Согласие на получение рекламных и информационных сообщений является добровольным и оформляется отдельно от согласия на обработку персональных данных, необходимую для обработки заявки.
Отказ от рекламных сообщений не препятствует рассмотрению заявки, ведению переговоров или исполнению заключенного договора.

5.7. Публикация отзывов и кейсов

Персональные данные могут использоваться для публикации отзывов, кейсов и иной информации о результатах сотрудничества только при наличии соответствующего правового основания и отдельного согласия на распространение персональных данных, когда такое согласие требуется законодательством.

Оператор осуществляет обработку персональных данных на основании:

• согласия субъекта персональных данных;
• договоров, стороной, выгодоприобретателем или поручителем по которым является субъект персональных данных, а также действий по инициативе субъекта, направленных на заключение договора;
• необходимости исполнения обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации;
• необходимости осуществления прав и законных интересов Оператора или третьих лиц при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;
• иных оснований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Получение рекламных и информационных сообщений осуществляется только при наличии предусмотренного законодательством предварительного согласия адресата.
Согласие на обработку персональных данных, получаемое посредством Сайта, оформляется отдельно от иной информации и документов, подтверждаемых субъектом персональных данных.

7.1. Оператор может осуществлять обработку персональных данных как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.
7.2. Обработка может включать следующие действия:
сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ) в предусмотренных законом случаях, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.
7.3. Доступ к персональным данным со стороны Оператора имеет непосредственно ИП Житомирская Алла Леонидовна. Доступ иных лиц допускается только при наличии законного основания и в объеме, необходимом для выполнения соответствующей функции или оказания услуги.
7.4. Оператор не продает персональные данные и не передает их третьим лицам для самостоятельного использования такими лицами в целях их собственной рекламы или продаж.

Для достижения предусмотренных настоящей Политикой целей Оператор может использовать, в частности:

• FormDesigner.ru — для приема и первичного хранения заявок с Сайта;
• amoCRM — для учета заявок, контактов, переговоров и работы с потенциальными и действующими клиентами;
• UniSender — для направления электронных рекламных и информационных сообщений лицам, предоставившим соответствующее согласие;
• Novofon — для телефонной связи и хранения записей телефонных разговоров;
• Mail.ru — для корпоративной электронной почты;
• СБИС — для бухгалтерского учета, подготовки и обмена документами и электронного документооборота;
• MAX — для индивидуальной деловой коммуникации;
• иные информационные системы и сервисы, использование которых необходимо для исполнения договора, выполнения требований закона или осуществления деятельности Оператора при соблюдении требований законодательства о персональных данных.

При использовании лиц, осуществляющих обработку персональных данных по поручению Оператора, Оператор принимает меры для обеспечения надлежащих условий такой обработки, конфиденциальности и безопасности персональных данных.
В UniSender передается адрес электронной почты только при наличии соответствующего согласия на получение рекламных и информационных сообщений.

9.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации с использованием сети Интернет Оператор обеспечивает выполнение требований законодательства Российской Федерации о локализации персональных данных.
9.2. Первичная запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с соблюдением требований законодательства Российской Федерации к использованию баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.
9.3. До начала использования сервиса, которое может повлечь трансграничную передачу персональных данных, Оператор определяет наличие такой передачи и выполняет предусмотренные законодательством Российской Федерации требования, включая направление уведомления в уполномоченный орган, если такое уведомление обязательно.
9.4. Сервисы, в отношении которых выполнение требований к трансграничной передаче не подтверждено Оператором, не должны использоваться для передачи персональных данных до проведения соответствующей правовой и технической проверки.

10.1. Персональные данные потенциального клиента, не заключившего договор с Оператором, хранятся не более 3 (трех) лет с даты последнего взаимодействия с таким лицом либо до поступления законного требования о прекращении обработки или отзыва согласия, если применимо, в зависимости от того, какое событие наступит ранее, если отсутствует иное законное основание для продолжения обработки.
10.2. Деловая переписка с потенциальными клиентами в используемых Оператором каналах связи хранится не более 3 (трех) лет с даты последнего взаимодействия, если более длительное хранение не требуется на ином законном основании.
10.3. Записи телефонных разговоров, осуществляемые с использованием Novofon, хранятся не более 1 (одного) года с даты соответствующего разговора, если более длительное хранение не требуется для защиты прав и законных интересов Оператора или выполнения требований законодательства.
10.4. Персональные данные, необходимые для исполнения заключенных договоров, ведения бухгалтерского и налогового учета, электронного документооборота, подтверждения хозяйственных операций и защиты прав Оператора, хранятся в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации, договором либо сроками, необходимыми для защиты соответствующих прав.
10.5. Персональные данные, используемые для направления рекламных и информационных сообщений, обрабатываются до отзыва соответствующего согласия либо до истечения установленного Оператором срока обработки, но не более 3 лет с даты последнего взаимодействия с потенциальным клиентом, если отсутствует иное законное основание.
10.6. Персональные данные, разрешенные субъектом для распространения, обрабатываются в пределах срока и условий, предусмотренных соответствующим согласием и законодательством Российской Федерации.

11.1. Основаниями для прекращения обработки персональных данных могут являться:

• достижение цели обработки;
• утрата необходимости в достижении цели обработки;
• истечение установленного срока обработки;
• отзыв согласия субъектом, когда обработка осуществляется на основании согласия и отсутствуют иные законные основания;
• поступление законного требования субъекта о прекращении обработки;
• выявление неправомерной обработки;
• иные основания, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

11.2. При наступлении основания для прекращения обработки Оператор прекращает обработку и уничтожает персональные данные в сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации, если отсутствует законное основание для дальнейшего хранения.
11.3. В частности, данные потенциального клиента по истечении установленного срока удаляются из используемых Оператором рабочих информационных систем, включая CRM и систему приема заявок, а адрес электронной почты исключается из активных рекламных списков, если отсутствует основание для дальнейшей обработки.
11.4. При необходимости Оператор направляет соответствующие требования лицам, осуществляющим обработку персональных данных по его поручению.
11.5. Технические резервные копии могут существовать в течение ограниченного срока, предусмотренного архитектурой используемой информационной системы. Доступ к таким копиям ограничивается, а данные окончательно уничтожаются в рамках штатного цикла перезаписи или удаления резервных копий в соответствии с требованиями законодательства.

12.1. Субъект персональных данных вправе отозвать ранее предоставленное согласие на обработку персональных данных.
12.2. Для отзыва согласия или направления требования о прекращении обработки персональных данных субъект может направить обращение на:
a.zhitomirskii@promaitech.ru
В обращении рекомендуется указать сведения, позволяющие Оператору идентифицировать заявителя и найти относящиеся к нему персональные данные.
12.3. После получения отзыва Оператор прекращает обработку персональных данных, основанную на соответствующем согласии, если отсутствуют иные предусмотренные законодательством основания для продолжения обработки.
12.4. Субъект вправе в любое время отказаться от получения рекламных и информационных сообщений посредством направления соответствующего требования на указанный адрес электронной почты или иным предусмотренным в сообщении способом.
Отзыв согласия на рекламу не означает автоматического прекращения обработки данных, необходимой для исполнения договора, выполнения требований законодательства или иных законных целей.

Субъект персональных данных вправе в предусмотренных законом случаях:

• получать сведения об обработке его персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения персональных данных, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными либо не являются необходимыми для заявленной цели;
• отозвать согласие на обработку персональных данных;
• потребовать прекращения обработки персональных данных;
• отказаться от получения рекламных сообщений;
• устанавливать предусмотренные законом запреты и условия в отношении персональных данных, разрешенных для распространения;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или в судебном порядке;
• осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

14.1. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также иных неправомерных действий.
14.2. В зависимости от характера обработки применяемые меры могут включать:

• ограничение доступа к персональным данным;
• использование учетных записей и средств аутентификации;
• применение сложных паролей;
• использование защищенного HTTPS-соединения на Сайте;
• контроль доступа к CRM, электронной почте и иным информационным системам;
• своевременное обновление программного обеспечения;
• резервное копирование в необходимых случаях;
• контроль используемых сервисов и предоставляемых им прав доступа;
• организационные меры по предотвращению неправомерного доступа, утраты или раскрытия персональных данных;
• периодический пересмотр используемых мер защиты.

14.3. Лица, получающие доступ к персональным данным на законном основании, обязаны соблюдать конфиденциальность таких данных.

15.1. На Сайте используется форма «Оставить заявку», в которой пользователь может указать:

• имя;
• адрес электронной почты;
• номер телефона.

15.2. Перед отправкой формы пользователю предоставляется возможность ознакомиться с настоящей Политикой и отдельным согласием на обработку персональных данных.
15.3. Согласие на обработку персональных данных, необходимую для рассмотрения заявки, и согласие на получение рекламных и информационных сообщений оформляются отдельно.
15.4. Согласие на получение рекламы не должно быть обязательным условием отправки заявки.
15.5. Оператор обеспечивает возможность подтверждения факта предоставления электронного согласия, включая сохранение сведений о виде предоставленного согласия, дате и времени его предоставления и применимой редакции текста согласия в объеме, обеспечиваемом используемыми техническими средствами.
15.6. На дату утверждения настоящей Политики Оператор не использует на Сайте системы веб-аналитики и рекламной аналитики для отслеживания поведения посетителей.
В случае внедрения таких технологий Оператор до начала их использования оценивает характер обрабатываемых данных, правовые основания обработки, необходимость получения согласия, требования к локализации и трансграничной передаче и при необходимости вносит изменения в настоящую Политику.